Các Bộ chứng từ Kế toán cần phải biết

(5/5) - 66 bình chọn.

03/01/2022 4626

Công việc kế toán luôn gắn liên với hóa đơn, chứng từ, tuy nhiên, để đảm bảo các hóa đơn, chứng từ này đủ điều kiện để khấu trừ thuế là một việc đòi hỏi kinh nghiệm và kiến thức nhất định của các kế toán viên.

Qua bài viết này, Kiểm toán Thành Nam sẽ chia sẻ đến bạn đọc: Các Bộ chứng từ Kế toán cần phải biết để đảm bảo các chi phí phát sinh sẽ là chi phí hợp lý khi tính thuế.

1. Chứng từ Tài sản cố định

Theo Điều 5, Thông tư 45/2013/TT-BTC hướng dẫn về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao Tài sản cố định:

Điều 5. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định:

Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng, bao gồm:

Biên bản giao nhận TSCĐ,
Hợp đồng,
Hoá đơn mua TSCĐ và
Các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan.

Mỗi TSCĐ phải được:

Phân loại, đánh số và có thẻ riêng,
Được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và
Được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.

2. Chứng từ tiền lương

Bộ chứng từ kế toán dùng để hạch toán chi phí tiền lương của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp thường bao gồm:

Hợp đồng lao động (có thời hạn, không thời hạn…);
Quy chế lương thưởng chung trong công ty;
Thỏa ước lao động tập thể (nếu có);
Bảng chấm công hàng tháng;
Bảng chấm công làm thêm giờ;
Bảng thanh toán lương cùng chứng từ chi lương hợp lệ (phiếu chi, ủy nhiệm chi);
Quyết định tăng lương, giảm lương, điều chỉnh lương;
Bảng tính bảo hiểm, C12;

Lưu ý:

Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau:

Hợp đồng lao động;
Thoả ước lao động tập thể;
Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;
Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

- Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Chứng từ đối với hợp đồng giao khoán

Đối với hợp đồng giao khoán, cần có chứng từ sau:

Hợp đồng giao khoán;
Hồ sơ thanh quyết toán, hồ sơ nghiệm thu;
Thanh lý hợp đồng;
Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân (nếu có);
Chứng từ thanh toán hợp lệ.

4. Chứng từ Công tác phí

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bổ sung theo Thông tư 96/2015/TT-BTC:

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Chứng từ cho các khoản chi phí công tác phí là:

Lệnh điều động đi công tác/Quyết định cử đi công tác: trong đó liệt kê rõ họ tên cán bộ, nội dung công tác, thời gian (ngày, tháng, năm), phương tiện sử dụng (xe công, máy bay, tàu hỏa, xe riêng,…)
Giấy đi đường: có xác nhận của doanh nghiệp (thời gian đi, thời gian về), nơi công tác (thời gian đến, thời gian đi) hoặc xác nhận lưu trú của nơi nghỉ chân (khách sạn, nhà nghỉ, nhà trọ,…)
Giấy đề nghị thanh toán
Các hóa đơn, chứng từ chứng minh các chi phí phát sinh khi đi công tác: vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn ăn uống, hóa đơn taxi,…

Lưu ý: Các mức chi phí công tác phí cần được quy định cụ thể trong Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Doanh nghiệp.

5. Chứng từ vé máy bay

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là:

Vé máy bay điện tử,
Thẻ lên máy bay (boarding pass) và
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là:

Vé máy bay điện tử,
Quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

6. Chứng từ nhập khẩu:

Bộ chứng từ kế toán cho khâu nhập khẩu bao gồm:

Hợp đồng thương mại
Tờ khai hải quan hàng nhập và các phụ lục liên quan
Phiếu đóng gói hàng hóa
Chứng từ vận chuyển đường biển (B/L)
Giấy tờ kiểm định chất lượng sản phẩm (nếu có)
Phiếu nhập kho
Hóa đơn thương mại
Chứng từ nộp thuế nhập khẩu
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ

Lưu ý: Các khoản chi phí phục vụ cho việc nhập khẩu hàng hóa sẽ được tính vào giá gốc của Hàng tồn kho theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho.

7. Chứng từ xuất khẩu:

Bộ chứng từ kế toán cho khâu xuất khẩu bao gồm:

Hợp đồng thương mại
Tờ khai hải quan hàng xuất và các phụ lục liên quan
Chứng từ vận chuyển đường biển (B/L), chứng từ bảo hiểm
Thư tín dụng
Hóa đơn thương mại
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (để được hưởng thuế ưu đãi)

8. Chứng từ hóa đơn đầu vào

a. Trường hợp mua hàng hóa trong nước

Đối với hàng hóa mua trong nước, bộ chứng từ kế toán bắt buộc bao gồm:
Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng mua bán) giữa hai bên.
Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào.
Chứng từ thanh toán cho người bán:

+ Phiếu chi: Nếu hóa đơn có tổng giá trị thanh toán dưới 20 triệu đồng.

+ Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Nếu hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.

Phiếu nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc tài sản cố định,....

Ngoài bộ chứng từ bắt buộc, một số trường hợp sẽ phải kèm theo bộ chứng từ kế toán bao gồm:

Biên bản bàn giao hàng hóa.
Phiếu xuất kho của bên bán.
Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán giữa hai bên.

b. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa

Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Nếu hàng hóa đã hoàn tất thủ tục hải quan thì cần cung cấp tờ khai hải quan trong bộ chứng từ.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Hóa đơn thương mại.
Chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu.
Phiếu nhập kho.

c. Trường hợp mua sắm tài sản cố định
Đối với chi phí mua sắm tài sản cố định, hồ sơ, chứng từ mua hàng sẽ gồm:

Hợp đồng mua bán tài sản cố định.
Biên bản thanh lý hợp đồng mua tài sản cố định.
Hóa đơn mua vào.
Biên bản bàn giao tài sản cố định.
Chứng từ thanh toán.

Trường hợp này, nếu là hoạt động xây dựng cơ bản cần có thêm:

Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng.
Biên bản bàn giao công trình, nghiệm thu công trình.

9. Chứng từ hóa đơn đầu ra

a. Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước

Hoá đơn GTGT (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
Hoá đơn bán hàng (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT).
Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Có thể linh động tùy theo đơn vị hoặc theo các mẫu khác nhau. Nếu doanh nghiệp có bán hàng qua các đại lý thì dùng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). Những báo cáo này cũng phụ thuộc vào yêu cầu và quy trình của từng công ty sẽ có những thay đổi khác nhau.
Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày.
Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại…và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
Phiếu thu, giấy báo Có…
Các chứng từ liên quan khác tùy từng lĩnh vực và quy trình của doanh nghiệp.

b. Hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài

Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hợp đồng này chính là căn cứ pháp lý giữa người mua và người bán kèm theo thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán và những điều khoản khác kèm theo.
Hóa đơn thương mại.
Tờ khai hải quan. Với bán hàng ra nước ngoài, đây là một thủ tục quan trọng và khá phức tạp.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Hóa đơn thương mại
Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
Các chứng từ khác tùy thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ của từng doanh nghiệp.

10. Chứng từ các khoản phụ cấp cho người lao động

Doanh nghiệp có các khoản phụ cấp cho người lao động như phụ cấp đi lại, điện thoại, trang phục, phụ cấp ăn trưa, ăn tối,… thì cần có các chứng từ sau:

Các khoản phụ cấp phải được quy định trong các hồ sơ sau:

+ Hợp đồng lao động.

+ Thỏa ước lao động tập thể.

+ Quy chế tài chính.

Chứng từ chi tiền cho người lao động.

11. Chứng từ liên quan đến chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát

a. Đối với chi phí nghỉ mát

Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.
Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát.
Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.
Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho côngty thì phải thể hiện trên văn bản.
Chứng từ thanh toán.

b. Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động

Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty.
Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty.
Chứng từ chi tiền.
Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.

12. Chứng từ đối với việc góp vốn bằng tài sản

Nếu doanh nghiệp khác góp vốn:

Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh.
Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp
Biên bản giao nhận tài sản.
Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.
Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).

Chứng từ liên quan khác

Cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp.
Biên bản chứng nhận góp vốn.
Biên bản giao nhận tài sản.
Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị
Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có).
Chứng từ liên quan khác

Qua bài viết này, Kiểm toán Thành Nam đã chia sẻ đến bạn đọc: Các Bộ chứng từ Kế toán cần phải biết để đảm bảo các chi phí phát sinh sẽ là chi phí hợp lý khi tính thuế.